Di lantai produksi, mesin masih menyala, operator tetap bekerja, dan bahan baku terus bergerak. Namun, pesanan pelanggan kembali mundur dari jadwal.
Situasi seperti ini sering membuat perusahaan menyimpulkan bahwa kapasitas produksi kurang atau jumlah tenaga kerja belum cukup. Padahal, hambatannya bisa berada di antara dua tahapan produksi: barang sudah keluar dari gudang, tetapi belum berhasil menjadi produk siap dikirim.
Barang tersebut disebut work in progress atau WIP. Dalam sistem manufaktur, WIP mencakup material dan produk yang sudah memasuki proses produksi, tetapi belum selesai menjadi barang jadi. Sistem manufaktur modern melacaknya sejak material dikeluarkan, diproses di lantai produksi, hingga akhirnya masuk ke persediaan barang jadi.
Produksi Aktif Belum Tentu Mengalir Lancar
Kesibukan di lantai produksi tidak selalu menunjukkan bahwa proses berjalan efisien.
Satu bagian mungkin terus menghasilkan komponen, sementara tahap berikutnya tidak mampu memprosesnya dengan kecepatan yang sama. Akibatnya, barang setengah jadi menumpuk di antara proses pemotongan, perakitan, finishing, pemeriksaan kualitas, atau pengemasan.
Dari kejauhan, pabrik terlihat aktif. Namun secara operasional, aliran produksinya mulai tersendat.
Penelitian NIST mengenai flow time menunjukkan bahwa meningkatnya waktu material berada dalam proses produksi dapat menekan produktivitas manufaktur. Dalam salah satu pendampingan manufaktur yang dipublikasikan NIST, material WIP yang disimpan secara tersebar di area finishing juga ditemukan sebagai penyebab keterlambatan.
Mengapa Penumpukan WIP Sering Terlambat Diketahui?
Masalahnya bukan selalu karena perusahaan tidak memiliki data. Sering kali data tersebut berada di tempat yang berbeda dan tidak diperbarui pada waktu yang sama.
Gudang mengetahui bahan baku sudah dikeluarkan. Operator mengetahui proses pertama telah selesai. Tim quality control mengetahui ada produk yang tertahan. Namun, sales hanya melihat status umum bahwa pesanan masih “dalam produksi”.
Tidak ada satu tampilan yang menunjukkan secara jelas:
- pesanan sedang berada di tahapan mana;
- berapa jumlah yang sudah selesai;
- berapa yang masih tertahan;
- berapa lama barang berada pada satu proses;
- serta tahap mana yang mulai mengancam jadwal pengiriman.
Akibatnya, bottleneck baru terlihat ketika tanggal pengiriman sudah dekat atau pelanggan mulai meminta kepastian.
WIP Bukan Hanya Barang Setengah Jadi
Barang yang tertahan di tengah produksi juga membawa nilai ekonomi.
Bahan baku sudah digunakan. Waktu kerja sudah dikeluarkan. Mesin sudah beroperasi. Biaya tenaga kerja, energi, dan proses sudah mulai terbentuk, tetapi perusahaan belum memiliki barang jadi yang dapat dikirim dan ditagihkan.
Karena itu, laporan WIP tidak hanya dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang. Microsoft menjelaskan bahwa laporan Production Order WIP digunakan untuk melihat tren serta nilai persediaan yang masih berada dalam proses produksi. Oracle juga menyediakan visibilitas biaya berdasarkan material, aktivitas, dan pekerjaan produksi.
Semakin lama WIP tertahan, semakin lama pula modal perusahaan berada di dalam proses tanpa berubah menjadi pendapatan.
Contoh Sederhana di Perusahaan Manufaktur
Bayangkan sebuah produsen furnitur yang menerima pesanan 500 kursi.
Tahap pemotongan kayu berhasil menyelesaikan 400 unit. Namun, bagian perakitan baru menyelesaikan 180 unit karena kekurangan komponen dan perubahan prioritas pesanan.
Pada laporan umum, produksi masih terlihat berjalan karena bahan baku sudah digunakan dan banyak komponen telah selesai dipotong. Namun, bagian finishing belum menerima cukup kursi untuk diproses.
Sales kemudian tetap menjanjikan jadwal pengiriman berdasarkan tanggal produksi awal. Beberapa hari kemudian, perusahaan baru mengetahui bahwa ratusan komponen masih tertahan di antara proses pemotongan dan perakitan.
Masalah utamanya bukan kekurangan data, tetapi tidak adanya visibilitas menyeluruh terhadap posisi setiap work order.
Apa yang Perlu Ditampilkan ERP Manufaktur?
ERP manufaktur yang efektif tidak cukup hanya mencatat jumlah bahan baku dan produk jadi. Sistem juga perlu memberikan gambaran mengenai apa yang sedang terjadi di tengah proses.
Informasi penting tersebut antara lain status setiap work order, hasil aktual dibandingkan rencana, waktu yang digunakan pada setiap tahapan, material yang sudah dikeluarkan, jumlah produk gagal, barang yang tertahan quality control, hingga pesanan yang berisiko melewati tenggat.
Laporan produksi modern memang dirancang untuk membantu manajer memantau progres, biaya, dan status production order agar proses tetap seimbang dan kebutuhan permintaan dapat dipenuhi.
Dengan informasi tersebut, supervisor tidak harus berkeliling ke seluruh area produksi hanya untuk mencari posisi barang. Tim dapat langsung melihat tahap mana yang perlu diprioritaskan.
Mengatasi Bottleneck Sebelum Pengiriman Terlambat
Ketika progres produksi dicatat secara real-time, perusahaan dapat melihat perubahan lebih awal.
Jika output satu workstation mulai tertinggal dari rencana, tim dapat memeriksa apakah penyebabnya berasal dari kapasitas mesin, kekurangan material, antrean quality control, tenaga kerja, atau perubahan prioritas pesanan.
Perusahaan kemudian dapat memindahkan sumber daya, mengubah jadwal, mempercepat pembelian, atau menyesuaikan komitmen pengiriman sebelum masalah menjadi lebih besar.
ERP tidak menghilangkan bottleneck secara otomatis. Namun, sistem memberikan visibilitas agar perusahaan tidak terus menjalankan produksi berdasarkan asumsi.
ERP Pillbox untuk Monitoring Produksi Manufaktur
Melalui ERP Pillbox, perusahaan manufaktur dapat menghubungkan work order, penggunaan material, progres produksi, inventory, purchasing, quality control, penjualan, hingga keuangan dalam satu alur data.
Tim produksi dapat memperbarui hasil setiap tahapan. Gudang dapat melihat material yang sudah digunakan. Purchasing mengetahui kebutuhan yang belum terpenuhi. Sementara manajemen dapat memantau pesanan yang mulai tertahan dan berisiko terlambat.
ERP Pillbox dapat disesuaikan dengan tahapan produksi perusahaan, baik untuk manufaktur makanan, furnitur, garmen, kosmetik, percetakan, komponen, maupun industri lainnya.
Implementasinya dapat dilakukan dalam dua hari, tanpa minimum pengguna, serta menyediakan modul yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan operasional. Dengan begitu, operator, supervisor, gudang, purchasing, sales, dan keuangan dapat bekerja menggunakan sumber data yang sama.
Pesanan yang terlambat tidak selalu disebabkan oleh mesin yang berhenti atau bahan baku yang habis.
Dalam banyak kasus, produksi tetap berlangsung, tetapi barang setengah jadi menumpuk pada satu tahapan tanpa segera terlihat oleh bagian lain.
Ketika WIP tidak dapat dipantau secara jelas, perusahaan kehilangan waktu untuk melakukan koreksi. Sales terlambat mendapat informasi, pengiriman mundur, dan modal tertahan lebih lama di lantai produksi.
ERP manufaktur membantu mengubah kondisi tersebut dengan memberikan visibilitas terhadap setiap work order dan tahapan produksi. Melalui ERP Pillbox, perusahaan dapat mengetahui bukan hanya berapa banyak yang diproduksi, tetapi juga di mana proses mulai tertahan sebelum keterlambatan berdampak pada pelanggan.